企业数据资产管理体系初探(1)——数据即资产

文:鲍胜全

引言近年来,随着大数据与互联网技术的爆炸式发展以及相关概念的疯狂发酵,数据的作用越来越大。企业开始将数据视作最重要的资产并对其进行开发与挖掘,对内辅助企业决策、降低经营成本,对外将数据作为可交易的资产帮助企业盈利。国外对数据资产管理的定义为:数据资产管理(Data Asset Management 简称DAM)是规划、控制和提供数据及信息资产的一组业务职能,包括开发、执行和监督有关数据的计划、政策、方案、项目、流程、方法和程序,从而控制、保护、交付和提高数据资产的价值。

一、     数据与企业资产

资产,是个人或组织控制的有价值的资源;企业资产,是企业实现经营计划和发展目标的基石。

长期以来,资金和人才被认为是企业资产。而如今众所周知,数据和信息已经成为21世纪的重要经济命脉,所以数据以及从数据中产生的信息,也逐渐被企业列为重要资产进行精心管理和控制。甚至,有企业家提出“当今时代正在由IT时代向DT时代演进”,足见部分企业已经充分意识到数据作为企业资产的重要性。

如果没有高质量的数据,则企业无法高效运行,更无法在竞争中获得市场的认可。在今天,各个组织都依赖于他们的数据资产以做出更明智和更有效的决策。市场领导者正在利用他们手中的数据资产(例如丰富的客户资料),以及对这些资产进行创新使用和高效运营来获得竞争优势。

企业通过使用数据,以提供更好的产品和服务,降低成本、控制风险;政府、教育机构和非营利组织也需要高质量的数据来指导其日常运营、战术和战略活动,提升效率。随着这些组织对数据需求的不断增长、对数据依赖性的不断增强,人们可以越来越清楚地评估数据资产的商业价值。

目前,世界上的数据量正在以指数级速度增长,数据无处不在,我们正淹没在数据的海洋中。然而,当我们面对许多重要决定时,仍然面临着信息鸿沟——我们已知的信息和我们做出有效决策所需的信息之间存在着巨大的差距。这种信息鸿沟,对于企业而言代表着一种不利因素,无法指导企业决策者做出有效的决策,将会进而对企业的经营绩效和盈利能力产生不良影响。因此,每一个企业都需要有效地管理其日益庞大且日益重要的数据和信息资源,通过业务领导和技术专家合作进行数据资产管理,可以有效地提供和控制企业数据和信息资产。

二、     数据、信息、知识、决策

数据,是以文本、数字、图形、图像、声音和视频等格式对事实进行表现的方式。

信息,是由多种数据之间产生上下文关联而形成的事实,这种上下文关联包括:

1)     数据元素和相关术语的业务含义。

2)     数据表达的格式。

3)     数据所处的时间范围。

4)     数据与特定用法的相关性。

数据只是一些原始材料,我们作为消费者不断解释数据,从而创造出信息。

元数据,包含业务数据定义,帮助确立了数据的上下文,因此管理元数据直接有助于提高信息的质量,而信息资产管理包括数据管理和与其相关的元数据管理。

信息有助于知识的产生,当我们认识到信息的存在时,我们就获得了知识。知识是:

1)     对情境的理解、意识、认知、识别,以及对其复杂性的把握;

2)     基于某一角度的信息整合形成的一种观点,这种观点是基于对模式(例如由其他信息和经验形成的趋势)的承认和理解;

3)     可能还包括假设和有关推理的理论。

知识可以以显式的和隐形的形式存在:

1)     显式的知识:为企业或社会所承认的知识;

2)     隐式的知识:存在于个人大脑里的知识。

跟数据和信息一样,知识也是一种企业资源。知识工作者通过理解信息以获得专业知识,然后应用专业知识来做出明智的决策和行动。知识工作者可能是专家、经理或执行官们,一个学习型组织是由一群积极寻求提高其集体知识和智慧的知识工作者组成的。

知识管理是一门学科,它促进了组织学习,并将知识产权作为企业资源来管理。无论知识管理还是数据管理,都依赖于高质量的数据和信息。知识管理是与数据管理密切相关的学科。

从下图可以看出,数据是信息、知识和决策的基础。但数据代表的就是真理吗?未必!因为数据可能是不准确的、不完整的、过时的或被误解的。因此,在实践层面,为了尽可能获得真理、正确的知识,进而做出正确的决策,就要求底层的数据是可用的、相关的、完整的、准确的、一致的、及时的、实用的、有意义的、能被理解的。企业需要采取具体的、积极的措施来提高数据和信息的质量。

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三、     数据生命周期

如同企业的其它资产一样,数据资产也具有生命周期,企业管理数据资产就是管理数据的生命周期。数据先被创建或获得,然后存储、维护和使用,最终被销毁。在其生命过程中,数据可能被提取、导入、导出、迁移、验证、编辑、更新、清洗、转型、转换、整合、隔离、汇总、引用、评审、报告、分析、挖掘、备份、恢复、归档和检索,然后最终被删除。

数据是流动的。数据在其存储空间流进和流出,并被包装在信息产品中交付使用。一方面,它以结构化的格式存储在数据库、平面文件、有标记的电子文件中;另一方面,它也存在于许多不甚严谨的格式中,如:电子邮件、其它格式的电子文件、纸质文件、电子表格、报表、图形、电子图像文件、音频和视频文件等。通常情况下,企业的80%数据资产是以非结构化格式存储的。

数据的价值通常体现在实际使用中,也可能是在未来才有用。数据生命周期的所有阶段都有相关的成本和风险,但只有在“使用”阶段,数据才增加了商业价值。有效的数据管理是指数据的生命周期开始于数据获取之前,企业先期制定数据规划、定义数据规范,以期获得实现数据采集、交付、存储和控制所需的技术能力。

通常,系统开发项目完成了数据规范,启动了数据生命周期以及若干数据规划。如下图所示,系统开发的生命周期(SDLC)不同于数据的生命周期。SDLC描述了一个系统开发项目的各个阶段,而数据生命周期描述了数据资产管理的管理过程。

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然而,这两个生命周期是密切相关的,因为数据规划、规范和启动活动都是SDLC的有机组成部分。